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则你也可分别针对它们作出详细的记录。
(1)今天有哪些事情是在适当时间内完成的?
(2)今天有哪些事情是在不适当的时间内做的?为什么要在不适当的时间内完成这些事情?
(3)今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作?为何在这段时间进行这一种工作?这一种工作有无可能提早一些进行?
(4)今天最具工作效率的是哪一段时间?为什么在这段时间最有工作效率?
(5)今天最不具工作效率的是哪一段时间?为什么在这段时间无工作效率?
(6)今天工作过程中最大的干扰是什么?
(7)今天最严重的三个时间使用误区是什么?以后有没有可能克服这些误区?如何克服它们?
(8)今天做了哪些不必要做的事?
(9)今天做了哪些不需要亲自动手的事?这些事可以授权给谁去做?
(10)今天花费了多少时间做重要的事?
(11)今天花费了多少时间做不重要的事?
(12)今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做?
(13)今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做?
(14)从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用?
有些管理者只记录了两、三天的时间使用状况，即能发现自己的时间误区，甚至还能找出若干克服的途径，有一些管理者则需要一、两个星期的时间才能获得类似的效果。不过，最好至少记录一个星期的时间使用状况，以便切实了解自己的时间使用方式及时间误区。
假如你很幸运地拥有一位秘书或副手帮你处理业务，那么在记录自己的时间使用状况时，希望你能借助他(她)们，以使你的时间记录更加精确详尽。
就一般管理者来说，最典型的时间使用误区包括：
(1)因欠缺计划而导致时间浪费；
(2)因不好意思拒绝他人托付而导致时间浪费；
(3)因拖延而导致时间浪费；
(4)因不速之客的干扰而导致时间浪费；
(5)因电话的干扰而导致时间浪费；
(6)因会议过多与过长而导致时间浪费；
(7)因文件满桌而导致时间浪费；
(8)由上下班交通及商务旅行而导致的时间浪费；
(9)由中餐所导致的时间浪费；
(10)因“事必躬亲”而导致时间浪费；
(11)与秘书之间因欠缺协调而导致时间浪费；
(12)由上司所导致的时间浪费。
误区之一：工作没有计划
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉管理者如何能在办公时间内做妥更多的事，管理者将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排。明早当你走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么既使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且若不借助于某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。这个建议的试验时间的长短，由你来定。试验后，请将你认为这个建议所值的金钱数额，用支票寄给管理者”。
数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确已为他上了十分珍贵的一课。史瓦的朋友事后曾问及，何以他为那么简单的观念付出了那么大的代价。史瓦的答复是：“哪些观念基本上不是简单的?”。他说经过李爱菲的指点后，他与他的部属才开始养成“先做重要的事”的习惯。伯利恒钢铁公司后来之能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
以上这件轶事给日理万机的管理者所带来的启示便是：应重视计划的拟定以避免徒劳无功。所谓计划，即指未来行动纲领的先期决策。计划的拟定大致上包括下列六个步骤：
(1)确立目标；
(2)探寻完成目标的各种途径；
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