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极为容易，因为此时只有两个沟通渠道存在。第三个人加入时，沟通渠道随之增至六个；第四个人加入时，沟通渠道增至十二个；第八个人加入时，沟通渠道增至五十六个；其余可依此类推。
(6)选择适当的开会时间，以令所有与会者都能出席。选择开会时间时必须特别留意：当关键性人物无法参加会议时，则原则上不应开会。因为关键性人物不在场时，所制定的决策可能不够明智，也可能不受支持而终至被推翻。
为避免过于延长，如有可能，则将会议安排在午餐前，另一会议或活动之前，或是下班之前不久举行。
(7)选择适当的开会场地，以方便与会者。选择地点时应顾及该地点对完成会议目标是否容易、设备提供是否齐全、交通是否便利、场地大小是否适中等因素。议程特别长的会议，最好是在办公地点以外的地方举行，以免受到干扰。
(8)议程及有关资料应先发给与会人，使他们能事先作必要的准备。
(9)按每一与会者每分钟的工资额及每一分钟所享有的福利额估计会议成本。假定：①与会者计有十位；②每一位工资20，000元；③每一位的每个月工作时间为10，000分钟；以及④每一位在平时所享有的福利等于工资的25%。在这些假设下，组织本身对每一位与会者每开一分钟的会议所须支付的代价为2.50元，而对十位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为1500元!会议成本的估计有助于提醒会议召集者审慎处事，将有助于提醒其他与会者珍惜会议时间。
(10)应该对会议加以时间限制(即事先制定起迄时间)，并按每一个议案的重要程度而分配给它适当的时间。
(11)可能的话，应限定出席会议的次数，只出席与自己有关的或是自己有所贡献的会议。
2会议中
(1)会议应准时开始。在会议中如等候迟到者。为则等于惩罚准时者。等候迟到者的先例一开，则原来的准时者将可能变为迟到者，而原来的迟到者将可能变本加利地成为更严重的迟到者，避免和消除这种局面，召集会议者应先预告会议将准时举行，然后毫无例外地坚持准时举行。
(2)在会议进行中可指定专人控制时间。
(3)不要令与会者过于舒服——尽量避免提供茶水或点心；当议程很短而且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。
(4)应按议程所编列的优先次序进行讨论。
(5)除非紧急事件，否则应避免会议受到干扰——包括电话及访客的干扰。
(6)视实际需要可让部分与会者参加会议的一部分，即令与会者只参加与他们有关的议案的讨论。这样，有些与会者可在会议进行到某一阶段时才加入，另一些与会者则可在会议结束之前离席。
(7)在结束会议之前，主席应概括复述所完成的结论，或经过与会者所同意的各项工作分配及完成各种工作的时限。
(8)会议应准时结束，好让与会者安排自己的时间与工作。在开会之前，如能将重要的议案排在议程的前端，则可令休会前未及处理的议案只限于次要者。
3会议后
(1)偶而令与会者对刚刚结束的会议作即席而不具名的考核。考核表中至少应包括下列各项：会议的目标是否清晰?议程与有关资料是否在开会前适当的时间收到?会议是否准时开始与准时结束?倘若会议不是准时开始与准时结束，那是因为什么?会议是否按议程所制定的次序进行?会议的目标是否被完成?如有必要分配工作并决定其履行期限，则这些事是否被做妥?在全部会议时间内，有百分之几的时间不被有效利用?为什么?
(2)会议记录应尽快作成。精简完备的会议记录应在二十四小时之内，或至迟在四十八小时之内派给有关人士。会议记录如能在极短的时间内派发，则可令一部分人士免于参加会议。
(3)为杜绝与会者无故缺席、迟到或早退，可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席、迟到或早退。这是一种极度严重的惩戒措施。
(4)追踪会议的决议与待办事项。
(5)解散已达目的的各种委员会或工作小组。以上所列举的治疗会议病的处方，主要是供会议召集者使用。倘若你并非会议召集者，则不妨设法将上列的处方介绍给他们。只是“良药苦于口”，你必须具备足够的勇气与高超的技巧，才能令会议召集者接受它们。
误区之七：“文件满桌病”
只要对各级管理者的办公桌稍加留意，管理者大概都能获得这样的一个共同印象：多数的办公桌都堆满文件，其中有一些办公桌甚至杂乱得不堪入目。
办公桌的杂乱程度与办公桌的大小无关，因为 << 上一页 [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] 下一页
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